自動精算機をクリニックで導入する4ステップ！実際の導入事例も紹介
- 2024年4月10日
- 自動精算機
「自動精算機をクリニックに導入したいけどどうしたらいいの？」「実際にクリニックに自動精算機を導入した声を知りたい！」
このように悩んだり心配になったりしているクリニックはありませんか？クリニックに自動精算機を導入する流れを理解しておくと、自動精算機をうまく活用できるためスタッフの負担を軽減できます。さらには、会計がスムーズになり患者さまの待ち時間を減らせるでしょう。
そこでこの記事では、自動精算機をクリニックに導入する流れと実際に導入したクリニックの声を紹介します。自動精算機の導入に悩みがあるクリニックのスタッフの方は、ぜひ参考にしてください。
目次
自動精算機をクリニックに導入する4STEP
ここでは、自動精算機をクリニックに導入する流れを紹介します。
- 面談・相談
- 提案・見積もり
- デモや動画で実機の確認
- 納品
それぞれの流れをくわしくみていきましょう。
STEP1：面談・相談
自動精算機をクリニックに導入する際、まずは「面談・相談」をおこないます。
会計の現状や困っていること、自動精算機を導入することにより解決したいことなどを専門のコンサルタントがクリニックにヒアリングします。
クリニックに合った自動精算機を導入できるように、できる限りくわしく話をしましょう。
STEP2：提案・見積もり
次に「提案・見積もり」です。
ヒアリングからクリニックの困りごとを自動精算機で解決する方法を、専門のコンサルタントが提案します。
導入のスケジュールや必要な機能など具体的な提案であるため、自動精算機を導入したあとをクリニックがイメージできるようにします。
STEP3：デモや動画で実機の確認
そして、デモ画面や動画で実機を確認します。自動精算機を導入する前に実機に触れられると以下のようなことを確認できます。
- 操作方法
- 操作画面
- アナウンス
- 使用感
導入する前に一度、使用感を確認できるためクリニックに合うかどうかを判断できます。そのため、クリニックが戸惑うことなく導入できるでしょう。
STEP4：納品
最後に、納品となります。
自動精算機の納品と設置は、クリニックの営業時間外（休診日や夜間など）におこなうため、営業に差し支えないでしょう。
専門のスタッフが稼働に立会い、操作方法や運用方法などについてのレクチャーがあります。さらに、運用できるまでフォローを受けられるため、納品後も安心して使い続けることができるでしょう。
自動精算機をクリニックに導入するときのポイント
自動精算機をクリニックに導入するポイントは以下の5つです。
- 自動精算機の導入費用は予算内か
- 自動精算機をクリニックに設置できるサイズか
- 自動精算機は購入またはレンタルで導入するか
- 自動精算機の機能はクリニックに合っているか
- 自動精算機をクリニックに導入したあとのサポートは充実しているか
それぞれのポイントをくわしく知り、導入するときの不安を解消しましょう。
自動精算機の導入費用は予算内か
自動精算機をクリニックに導入するとき、導入費用が予算内におさまっているか確認してください。
というのも、自動精算機をクリニックに導入するためには、初期費用にくわえランニングコストがかかるためです。かかる費用は機種によって異なりますが、自動精算機の価格相場は200〜400万円台です。
さらに、メンテナンスや保守点検などに月3〜5万円程度かかります。
導入する前に、自動精算機にかかる費用は予算内であるか確認しましょう。
自動精算機をクリニックに設置できるサイズか
「自動精算機は大きすぎてクリニックに置けない」と導入をあきらめているクリニックのスタッフの方も多いはず。
確かに、自動精算機はサイズが大きすぎて、クリニックに設置できないケースがあります。
ですが、自動精算機には卓上型の機種があるため、クリニックのわずかなスペースでも設置できます。小型の自動精算機を選ぶと、クリニックのレイアウトを変えるときにもスムーズに運べるでしょう。
「MEDIREGI-フル」は置き場に困らないスリムでコンパクトなデザインです。横幅が53cm、奥行きが34.5cmとカウンターでも設置できます。
自動精算機は購入またはレンタルで導入するか
自動精算機を導入する方法は「購入」「レンタル」「リース」があります。一般的な特徴や違いは、以下の表を参考にしてください。
| 購入 | レンタル | リース | |
| 契約期間 | 使用できるまで |
短期 （1日〜1、2年） |
中長期 （3年〜10年） |
| 所有者 | 購入者 | レンタル会社 | リース会社 |
| 途中解約 | – | 可能 | 不可 |
| 保守・点検 | 購入者の負担 | レンタル会社の負担 | 購入者の負担 |
| 会計処理の方法 | 資産計上 | 経費処理 | 資産計上 |
購入は商品を自由に選べる一方で、購入費用や保守・点検の費用もかかるためコストが割高になる恐れがあります。レンタルは保守・点検がレンタル会社の負担となるため、不良時にクリニックは費用がかからずに交換できます。
さらに、リースは月々の定額払いで自動精算機を使用できるため、導入するときに費用を抑えることがメリットです。
それぞれにメリット、デメリットがあり、機種によってはこれらの購入方法に対応していないケースがあります。そのため、専門のコンサルタントに相談して、クリニックに合った方法で自動精算機を導入しましょう。
自動精算機の機能はクリニックに合っているか
自動精算機をクリニックに導入するときには、機能の面で判断することも欠かせません。
なぜなら、クリニックに必要な機能がなければ、導入しても効果的に使えないためです。具体的には、以下のような視点で選ぶと良いです。
- 決済方法（各種クレジット、QRコード、電子マネーでの決済）
- 電子カルテやレセプトコンピューターとの連動
- 明細書・領収書の発行
- 処方箋の引換券発行
- 釣り銭取り忘れアラーム機能
- 3紙幣（1,000円、5,000円、10,000円）の入金
これらの機能がある自動精算機を導入できると、患者さまの満足度向上に貢献できるでしょう。
自動精算機をクリニックに導入したあとのサポートは充実しているか
自動精算機は、クリニックに導入してからのサポート体制も重要です。
万が一の不具合や故障したときに、迅速に復旧できなければクリニックの運営に影響をきたすためです。
専門のコンサルタントによるサポートや動画の解説など、安心できるサポート体制の自動精算機を選んでください。
自動精算機をクリニックに導入した3つの事例
事例①：自動精算機を導入してレジ締めのストレスを軽減できた
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クリニックの医療事務が退勤前にしなければならない「レジ締め」。
万が一、レジ締めで誤差が生じると、1日のすべての会計からミスしたところを見つけて誤差修正をしなければなりません。
レジ締めで誤差が出る要因の多くは釣り銭の渡しミスです。
自動精算機を導入すると、レジ締めで誤差が出る心配がなくなりました。
すると、患者さまに寄り添ったサービスをこれまでよりも提供できるようになりました。 |
自動精算機をクリニックに導入すると、スタッフの会計にかかわる人数を減らせるだけではなく、精神的な負担を軽減できる可能性があります。
精神的にラクになると、患者さまへのサポートにも良い影響を与えるでしょう。
事例②：自動精算機を導入して外国の患者さまにもスムーズに対応できた
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外国語表示を選択できる機能がある自動精算機を選ぶと、外国の患者さまに対応するストレスを軽減できます。
私が勤めているクリニックは外国の方がよく来院するので、患者さまがボタンを選択するだけで外国語で表示やアナウンスをしてくれるので非常に助かっています。
英語や中国語など外国語が話せないスタッフにとって、外国の患者さまに対応するのはストレスでもあり、恥ずかしさもありました。
自動精算機を導入して、このストレスや恥ずかしさがなくなるだけで、医療事務の負担を軽減できました。 |
近年、クリニックに訪れる外国の患者さまは増加傾向です。
厚生労働省の調査によると、令和4年に外国の患者さまを受け入れた医療機関は全体の91.5％（参考：医療機関における外国人患者の受入に係る実態調査 結果報告書|厚生労働省）とされています。
外国の患者さまが日本語が話せるかについて明らかにした調査結果はありません。
ただし、中国やベトナム、フィリピンなどさまざまな国からの患者さまを受け入れています。外国語ができないスタッフにとっては、対応がストレスとなる恐れがあります。
そのため、自動精算機を導入することで、このストレスを軽減できるでしょう。
事例③：自動精算機を導入して「まだカードや電子マネーは使えないの？」という声が聞かれなくなった
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近年、電子マネーやクレジットカードで支払いをする人が増えました。
「病院でも電子マネーが使える」と思い、現金を持たずに来院する患者さまが月に何人かいらっしゃいました。
自動精算機を導入する前は「まだカードは使えないの？」「電子マネーが使えると思って現金を持たずにきたけど、どうしたらいい？」といった声がありました。なかには、クレームにような声もありました。
しかし、クレジットカードやQRコードでの決済に対応している自動精算機を導入して、そういった声が聞かれなくなりました。 |
クレジットカードや電子マネーでの支払いを望む患者さまは増えています。実際の調査（参考：医療現場における診療費の支払いに関する意識調査|近畿管区行政評価局）でも、急増しているとの結果がでています。
さらに、今後もこれらの決済方法での支払いを希望する患者さまは増加すると考えられるため、自動精算機を導入すると患者さまの満足度向上に貢献できるでしょう。
まとめ
自動精算機をクリニックに導入するのはたったの4ステップ。
ただし、導入後のサポート体制が充実していなければ、万が一の故障や動作不良のときにクリニックの営業がスムーズにいかない恐れがあります。
そのため、初期費用やランニングコストばかりではなく、保障内容やサポート体制を確認して自動精算機の導入を決めましょう。
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MEDIREGI-フルなら、無料で専門のコンサルタントに相談でき、サポート体制も充実しています。医療DXに精通しているため、ほかの機器との連動についても検討できるでしょう。
まずは登録して専任のコンサルタントに相談してみてください。
