｜自動精算機「MEDISMAレジ」

人手不足に悩むクリニックは多いのではないでしょうか。事務スタッフの採用や教育にかかるコストも増加しています。

会計やレセプト業務に追われる医療事務のスタッフの負担が大きくなると、患者さん一人ひとりに向き合う十分な時間を確保できない課題を抱えることになります。

こうした課題を解決し、クリニックの運営を変える新しい仕組みとして「自動精算機」が注目されています。自動精算機を導入すれば、業務の効率化はもちろん、スタッフの負担を減らし、患者さんへの質の高い対応を実現できます。  

クリニックが抱える医療事務の課題

クリニックが抱える医療事務の課題は多岐にわたります。4つの課題をそれぞれ詳しく見ていきましょう。

会計業務に時間がかかる

クリニックの医療事務の課題は、会計業務に時間がかかることです。

手作業での会計は、計算や現金の受け渡しに時間がかかり、釣銭の間違いが起こるリスクもあるため、スタッフの負担が増えてしまいます。

また、会計に時間がかかると、他の業務が停滞してしまうため、業務全体の効率が下がることもあるでしょう。

例えば、会計業務に手間取ると、次の患者さんの対応が遅れてしまい、クリニック全体の待ち時間が長くなります。

混雑時の待ち時間が長く、患者満足度低下

混雑している時間帯は、会計を待つ時間が長くなり、患者さんの満足度が下がります。

厚生労働省「令和5（2023）年受療行動調査（確定数）の概況」によると、外来患者の診察までの待ち時間は「15分未満」が27.8％で最も多いものの、次いで「30分～1時間未満」が20.6％、「1時間～1時間30分」が10.5％となっています。

特に、患者さんが集中して来院する午後の診療が始まる時間帯や、会社の仕事が終わった後の時間帯は、待ち時間が大きな課題です。

スタッフが手作業で会計すると、会計を待つ患者さんの列ができてしまい、患者さんに不満を抱かせてしまうかもしれません。

スタッフの残業増加

会計業務に時間がかかるため、スタッフの残業が増える傾向にあります。

残業時間が増えると、スタッフの負担が大きくなり、業務の質が低下しがちです。

例えば、診療時間内に会計業務が終わらず、残業してレジ締めやレセプト業務を行うことが常態化するクリニックもあるでしょう。

日々の業務が忙しいため、スタッフは疲れがたまり、業務のパフォーマンスが低下する可能性があります。

医療DXの流れに乗れないと競合クリニックに差をつけられる危機感

現代の医療現場では、医療DXの流れに乗れないと、競合のクリニックに差をつけられるという危機感を持つことが重要です。

業務のデジタル化が進んでいないと、効率が上がらず、時代に取り残されてしまいます。

多くのクリニックがオンライン予約やキャッシュレス決済を導入する中、時代に合ったサービスを提供できないクリニックは、患者さんに選ばれにくくなるでしょう。

自動精算機とは？基本機能と導入状況

自動精算機は、会計業務を自動化するシステムです。

ここでは、詳しい仕組みと価格などについて紹介します。

自動精算機の仕組み

自動精算機は、保険証の情報や診療内容と連動し、患者さんご自身で会計を済ませられる仕組みになっています。

現金だけでなく、クレジットカードや電子マネーなどのキャッシュレス決済にも対応しています。

患者さんは、受付で精算機を利用して、簡単に会計を済ませられます。

近年の価格帯や機能進化

自動精算機の本体価格は幅広く、1台につき20万円程度のものから500万円以上かかるものまであります。

近年、レセコンや電子カルテとの連携、クレジットカードやアプリでの決済など、さまざまな機能が増えて、本体の価格も上昇傾向にあります。

しかし、業務の効率化や負担の軽減、感染症対策といったように自動精算機のメリットは大きいため、適切に運用できれば、費用対効果は高いでしょう。

関連記事：クリニック向け自動精算機の価格と導入のポイント

自動精算機がもたらす医療事務の効率化の具体的効果

自動精算機を導入すると、クリニックの医療事務を効率化し、さまざまなメリットが生まれます。具体的な効果を見ていきましょう。

会計スピードの向上：患者1人あたりの会計時間短縮

自動精算機を導入すると、患者さんご自身で会計を済ませられ、スタッフが会計にかける時間を削減できるため、会計スピードが向上します。

実際に、これまでは会計に15～30分かかっていたのが、自動精算機を導入すれば5分もかからずに会計できる場合もあります。

会計にかかる時間が短くなるため、受付での滞在時間が減り、患者さんの待ち時間が短くなるのです。

この結果、受付業務がスムーズになり、スタッフはより多くの患者さんに対応できるようになるでしょう。

人件費削減：受付スタッフの配置を最適化、少人数でも運営可能

自動精算機が会計業務の一部を担うため、受付スタッフを最適な人数で配置できるようになり、人件費を削減できます。

例えば、自動精算機の導入により、これまで2人必要だった受付を1人で回せるようになれば、人件費を半分にできるかもしれません。

浮いた人件費を他の業務に充てたり、教育コストに回したりすることで、クリニックの運営の改善が期待できます。

待ち時間削減：混雑緩和で患者満足度UP

自動精算機の導入により、会計での混雑が緩和されるため、待ち時間を削減し、患者さんの満足度が向上します。

患者さんはスムーズに会計を済ませられるため、ストレスを軽減できます。

会計を待つ時間が長くなり、患者さんが診察後も長時間待たされるといった状況は、患者さんの不満につながりかねません。

自動精算機を導入することで、待ち時間が短縮され、患者さんは快適にクリニックを利用できるようになるでしょう。

会計ミス防止：釣銭間違いや入力ミスを防ぐ

自動精算機で金額を計算し払い出すため、釣銭間違いや入力ミスといったヒューマンエラーがなくなるため、会計ミスを防止できます。

手作業によるミスがなくなるため、正確な会計業務を実現できるのです。

一日の終わりにレジ締めを行う際、現金と帳簿の金額が合わないといったトラブルもなくなります。

自動精算機は、ミスの心配なく正確に会計を行ってくれます。

感染対策：非接触会計で安心

非接触で会計ができるため、感染対策になります。

クリニックの医療事務のスタッフと患者さんとの現金の直接的なやり取りがなくなるため、患者さんもスタッフも安心して会計を済ませられます。

特に感染症が流行している時期には、患者さんやスタッフの安心につながるでしょう。

データ連動：電子カルテやレセコンとの自動連携で業務全体を効率化

電子カルテやレセコンと自動で連携するため、業務全体を効率化できます。

会計データが自動でシステムに反映されるため、手動で入力作業をする必要がありません。

患者さんが会計を済ませると、そのデータがリアルタイムで電子カルテに反映されるため、日々の売上管理が楽になります。

手作業での入力ミスがなくなり、レセプト業務もスムーズに行えるようになります。

クリニックでの自動精算機の導入時に押さえるべきポイント

自動精算機を導入する際は、クリニックの運営を成功させるために、いくつかの重要なポイントを押さえる必要があります。

単に機器を設置するだけでなく、コストやスペース、患者さまの利便性、そしてスタッフの習熟度を考慮することが大切です。

導入コストとROI（投資回収期間の目安）

自動精算機の導入コストとROIを把握しましょう。

導入にかかる費用と、それがどれくらいの期間で回収できるのかを事前に試算して、費用対効果を検討する必要があります。

例えば、自動精算機の導入費用が500万円の場合、人件費削減で月に10万円のコストダウンができると、約4年で投資回収できる見込みです。

導入前に具体的な数値を出すことで、長期的な視点で導入のメリットを判断できます。

設置スペース・レイアウトの工夫

患者さんがスムーズに使えるように、動線も意識して自動精算機の設置スペースやレイアウトを工夫しましょう。

クリニックの広さに合わせて、コンパクトな機種を選び、最適なレイアウトを考えなければなりません。

受付から会計までの流れを妨げない位置に設置したり、高齢の患者さんや車いすの患者さんも利用しやすいように、十分なスペースを確保したりすることが大切です。

現金＋キャッシュレスのバランス設計

現金とキャッシュレス決済のどちらをメインにするか、バランスを設計することが重要です。

経済産業省の調査によると、2024年のキャッシュレス決済比率は42.8％となり、この割合は過去最高となりました。

この結果は、キャッシュレス決済を希望する患者さんが増えていることを示しています。

例えば、若い世代はキャッシュレス決済を好む傾向にありますが、高齢の患者さんは現金での支払いを希望する場合が多いかもしれません。

どちらの患者さんにも快適に利用してもらうために、両方の決済方法に対応することで、利用者さまの満足度を高められます。

スタッフ教育と患者への周知方法

自動精算機を導入した際には、スタッフ教育と患者さんへの周知方法をしっかり行いましょう。

新しいシステムの導入は、慣れないうちは戸惑うこともあります。

患者さんがスムーズに使えるよう、スタッフが使い方を教える時間を取り、安心して使ってもらえるように導入の理由や使い方を丁寧に説明できる体制を整えることが大切です。

例えば、導入当初はスタッフが近くでサポートする体制を整えたり、分かりやすい操作ガイドを設置したりするなどの工夫をすることで、患者さんの不安を減らせます。

導入後もスムーズに運用できます。

自動精算機を導入して医療事務の業務を効率化しよう

人手不足という課題を抱えるクリニックにおいて、自動精算機は医療事務のスタッフの業務効率を高めるだけでなく、患者さんの満足度を向上させるための重要なツールです。

自動精算機を導入すれば、会計スピードが上がり、人件費の削減やミスの防止、感染対策にもつながります。

ただ導入するだけでなく、コストや設置スペース、決済方法、そしてスタッフや患者さんへの周知方法をしっかり計画することが成功のカギです。

貴院も自動精算機を導入し、会計業務を効率化して、患者さんにより良い医療サービスを提供しましょう。

メディスマレジは、医療業界に特化した設計と機能で多くのクリニックに選ばれています。ぜひ、医療事務の業務の効率化にお役立てください。

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＜参考サイト・文献＞

令和5（2023）年受療行動調査（確定数）の概況｜厚生労働省

2024年のキャッシュレス決済比率を算出しました｜経済産業省