｜自動精算機「MEDISMAレジ」

クリニックにおいては、人材確保が容易ではなく、地域や施設の特性によっては、長期間にわたってスタッフ不足の状況が続いている場合も見受けられます。

そのため、医師や看護師、受付等のスタッフにかかる業務の負担が増えることもあり、そこでは医療の質と業務効率の両立をどのように実現するかが課題となります。

限られたスタッフと時間の中で、効率的に質の高い医療を提供するのは難しい問題です。

業務の省力化だけではなく、スタッフの負担を軽減し、患者サービスを向上させる仕組みづくりが求められますが、最近ではクリニック業務において、ITを活用した改善策も多く存在しています。

そこで今回は、クリニックが抱えやすい課題とともに、働きやすく、患者ファーストな運営を両立させるためのツールとして注目を集めている製品をいくつかご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

なぜ今、クリニックに業務効率化が求められているのか？

クリニックでは、限られたスタッフ数で多くの業務をこなすのが現状です。そのため、人手が足りずに業務がスムーズに進まなかったり、医師の働き方改革の影響で対応が難しくなったりすることがあります。

ここでは、こうした背景をふまえ、なぜクリニックで業務効率化が求められているのかについて、わかりやすくご説明します。

慢性的な人手不足

クリニックでは、もともとスタッフの数が少なかったり、人材がなかなか定着しなかったりと、人手不足が大きな課題となっています。

そのため、限られたスタッフがいくつもの業務を兼ねながら、日々の診療をなんとか支えているのが現状です。

このような状況が続くと、スタッフにかかる負担が大きくなり、疲れやストレスがたまってしまいます。

その結果、さらに離職につながってしまうという悪循環が生まれるおそれがあります。

 

働き方改革の推進

2024年の診療報酬改定で、医師の働き方改革が見直されました。

こちらは病院勤務医やクリニックに雇用されている医師などが該当し、以下のように影響すると考えられます。

• 病院から非常勤医師を雇っている場合、勤務時間が制限される
• 近隣のクリニックの医師の勤務時間が制限され、診療時間が短縮したため、自院の患者さんが増加して業務が圧迫される

このように、目に見える変化はなくても、結果的に仕事が増えることがあります。

だからこそ、スタッフが無理なく働けるように長時間労働を見直し、十分な休暇を確保することが重要です。

スタッフの健康を守り、安定した診療につながります。

患者満足度と効率の両立

クリニックの集患には患者満足度が直結します。

サービスの質を維持するためには、限られたリソースの中で、患者さんの待ち時間を減らし、一人ひとりに向き合う診療が求められています。

効率的な診療をおこなうために、定期的に業務内容を見直すと良いでしょう。

クリニック業務の“非効率ポイント”とは？

クリニックの業務が非効率的と言われるポイントは、以下の4項目です。

• 受付・電話対応の煩雑さ
• カルテ入力・会計処理の属人化
• 待ち時間管理の人的依存
• 手作業によるチェック負担

なぜ非効率になってしまうのか、それぞれ解説していくので、自院の業務も当てはまるか確認してみてください。

受付・電話対応の煩雑さ

クリニックの受付業務は以下のように多岐にわたります。

• 新患登録
• 予約確認
• 保険証確認
• 問い合わせ対応
• 電話対応など

このほかにも細かな業務が多数発生し、煩雑になりがちです。

とくに、患者対応中に電話対応が重なると、受付が滞ってしまうため、長い待ち時間の原因となります。

カルテ入力・会計処理の属人化

医療現場では業務が資格や経験に左右されやすく「この人にしかできない」状況が生まれやすいのが特徴です。

とくに、カルテやオーダーの入力は医師、処置や注射は看護師、会計業務はベテランの事務などできる人が限られるケースが多く、結果として担当者の不在やミスが業務停滞につながる要因となるでしょう。

待ち時間管理の人的依存

患者対応の優先順位や順番管理も、スタッフの判断に任されるケースが多いです。

クリニックの場合、重症の方や患者さんの状態によって診察の優先順位が前後する場合があります。

このような判断は、医師や看護師の知識や経験にもとづいて行われることが多く、機械的にしにくいため、スタッフの経験がないと対応が難しい業務となるでしょう。

手作業によるチェック負担

医療DX（＊）が進み、電子カルテを導入しているクリニックは増えました。

しかし、令和5年時点でクリニック全体の45％では紙カルテを運用しています。

紙カルテの場合、手書きで伝票を発行したり、手入力したりと手間がかかるため業務を圧迫してしまいます。

また、伝票や書類などは、保管の手間や紛失のリスクがつきもので、電子カルテでは発生しないこうした負担が、業務の生産性を下げる原因のひとつとも言えるでしょう。

（＊）医療DX（デジタルトランスフォーメーション）:医療現場にデジタル技術を取り入れて、診療や業務の効率化・医療の質の向上を図る取り組みのこと

業務効率化に役立つ具体的なITソリューション

近年、医療DXが急速に進んでいるため、クリニックの業務を効率的に進められるようなシステムが増えてきました。

ここでは、クリニックの業務効率化が目指せるシステムを紹介していきます。

電子カルテAI音声入力システム（メディスマAIクラーク）

AIの性能がよくなり、人の会話をカルテに入力できるシステムが誕生しました。

これにより、医師は電子カルテのタイピングをする必要がなくなり、患者さんと向き合って、診療に集中できるようになるでしょう。

また、聞き取った会話を自動で、カルテの入力形式であるSOAP形式に当てはめて記録を整理できるため、より効率的に診療が進められます。

Web予約・Web問診の導入

予約制のクリニックが増えてきており、その多くはWeb予約を導入しています。

患者さんは予めWebで予約しているため、クリニック側は来院前に患者情報の取得も可能です。

また、Web問診を導入しているクリニックでは、予約時に問診票の入力ができます。

そのため、来院後の問診票の記入時間が短縮され、患者さんの待ち時間の軽減にもつながるでしょう。

自動精算機（メディスマレジ）

自動精算機の導入により、会計業務を無人にしているクリニックもあります。

受付スタッフは会計業務をする必要がなくなるため、業務の負担が軽減されます。

また、メディスマレジでは、キャッシュレス決済やレセコンとの連携が可能です。

これにより、人為的なミスを減らせるため、患者満足度の向上も期待できるでしょう。

自動精算機がもたらす業務効率化のインパクト

自動精算機の導入により、受付業務の負担が軽減され、スタッフ1人分以上の業務を代替できます。

とくに会計の締め作業が短縮され、スタッフの残業時間の削減にもつながります。

これは働き方改革や人手不足への有効な対策となるでしょう。

また、患者さんの会計時間が短縮されることで診療効率が向上し、受付や待合スペースの混雑緩和、患者さんのストレス軽減にもつながります。

キャッシュレス決済やレセコン連携（レセコンで計算した会計内容がレジと連携できるもの）に対応した機種であれば、よりスムーズな会計処理が可能です。

業務効率化と患者満足度の向上が期待でき、導入コストを上回る長期的なメリットが期待できます。

業務効率化の先にある「働きやすいクリニック」へ

業務効率化は、ただ仕事を早く終わらせるためだけのものではありません。

効率化は、医療の質を保ちながら、無理なく続けられる診療体制をつくる仕組みづくりです。

ITの活用で業務が整理されると、スタッフに余裕が生まれ、働きやすさが向上します。

また、業務が属人化しにくくなれば、新人の教育やシフト調整もスムーズに進み、人材の定着にもつながるでしょう。

そして、効率化によって生まれた時間で、患者さん一人ひとりとしっかり向き合える診療が可能になります。

これは医療現場にとって何より大切な価値であり、「また来たい」と思われるクリニックづくりが可能です。

まとめ｜医療DXは業務効率化の第一歩

医療現場の業務効率化を進めるには、アナログな作業をITの導入により置き換える必要があります。

慣れるまでは大変なので、まずは予約システムや自動精算機など、導入しやすいところから始めてみるのがおすすめです。

少しずつでも効率化が進めば、スタッフの負担軽減や患者サービスの向上につながります。

「メディスマレジ」は、受付や会計の自動化をサポートし、医療DXの第一歩として最適な選択肢です。

ITの導入で、働きやすく、選ばれるクリニックづくりを始めましょう。

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＜参考サイト・文献＞

医師の働き方改革｜厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/content/10800000/001129457.pdf

電子カルテシステム等の普及状況の推移｜厚生労働省
https://www.mhlw.go.jp/content/10800000/000938782.pdf