自動精算機「MEDIREGIフル」｜クリニック特化の自動精算機、セルフレジ

クリニックの受付や会計業務の中でも、レジ締め作業は重要な業務のひとつです。

毎日診療が終わると、売上データの精算や現金確認、日報作成などが必要になります。

しかし、この作業は、時間がかかる上にミスが発生しやすいことが課題です。

とくに現金は慎重に管理しなければいけないため、スタッフの負担は大きくなります。

毎日繰り返される業務だからこそ、業務の効率化が必要です。

この記事では、クリニックのレジ締め作業の流れや課題、業務を効率化する具体的な方法を解説します。

業務を効率化してスタッフの物理的、または精神的な負担を減らし、スタッフが働きやすい職場にしたいと考えているクリニックはぜひ参考にしてください。

クリニックのレジ締め業務とは？

レジ締め業務とは、レジに記録されたデータとレジのお金が合っているかを確認する作業のことです。

クリニックでは、診療が終了した後に売上データを確認し、帳簿と照らし合わせています。

この業務は、現金だけでなく、クレジットカードや電子マネーなど、キャッシュレス決済を含めた会計を整理し、会計処理がズレないように売上を確定します。

また、クリニックでは会計業務を複数のスタッフが担当する場合もあるため、レジの打ちまちがいや返金処理などのイレギュラーな処理には注意が必要です。

記録の不備や確認不足があると、売上データが合わず、原因の特定に時間がかかることもあります。

これが、レジ締め作業の負担が大きくなる理由のひとつです。

レジ締め業務をスムーズにおこなうためには、適切な手順をつくり、確認作業の徹底が求められます。

クリニックのレジ締めの流れ

クリニックのレジ締め業務は、会計業務の中でも慎重におこなうべき業務です。

手順を守ることで、レジ締めを効率的かつ正確におこなえるでしょう。

一般的なクリニックのレジ締め作業は、次の流れのとおりです。

1. 会計処理の確認
2. 売上データと実際の現金の照合作業
3. 日報の作成・銀行への入金準備

それぞれを解説します。

会計処理の確認

まず、診療時間中に発生したすべての決済方法を正しく集計して確認します。

決済方法は、クリニックによって異なりますが、おもに以下のものです。

• 現金
• クレジットカード
• 電子マネー
• 銀行振込

キャッシュレス決済を導入している場合は、決済端末の未処理の決済や二重請求がないか確認が必要です。

会計処理の確認が曖昧だと、このあとの作業でズレてしまうため、確実におこないましょう。

売上データと実際の現金の照合作業

照合作業では、まず前日のおつりを確認して、レジに残っているお金を計算します。

その後売上データを確認し、現金が合っているかを確認する流れです。

自動精算機や自動釣銭機がない場合、人の手で計算する必要があります。

売上データと金額が合わない場合、間違いを探して金額を合わせなければいけません。

この作業が、スタッフの負担を大きくしてしまいます。

金額が合わない原因として、以下のことが考えられます。

• 領収書の発行漏れ
• おつりのミス
• 会計の二重計上
• 未計上の取引
• クレジット決済の未処理

イレギュラーな作業が起こった場合はメモに残したり、すぐにスタッフと共有したりすることが必要です。

レジ締め作業にも影響するので、十分に気をつけましょう。

領収書やおつりの確認は、翌日の会計業務に影響があります。

スムーズにレジ締めをおこなうために、念入りな確認が求められます。

日報の作成・銀行への入金準備

売上データの記録を日報にまとめているクリニックは多いでしょう。

日報は会計報告や経理処理に必要な書類のため、正確な記録が求められます。

日報には、1日のお金の流れを詳細に記録します。

POSレジや会計ソフトの使用により、自動で売上データを集計し、日報作成の手間を削減でき、データの正確性を保つことが可能です。

また、クリニックのレジでは売上データの適切な保管が求められます。

とくに現金払いの患者さんが多い場合は、銀行へのこまめな入金処理が欠かせません。

クリニックのレジ締めでよくある課題

クリニックのレジ締め作業は、売上を正確に管理し、経理業務を円滑に進めるために欠かせない業務です。

しかし、次のように課題も多く、スタッフの負担が増える原因となります。

• ヒューマンエラー
• 作業時間の長さ
• セキュリティリスク

クリニックのレジ締めで発生しやすい、3つの課題をくわしく解説します。

ヒューマンエラーが発生しやすい

クリニックでは、会計業務に加えてさまざまな業務を同時にこなす必要があるため、忙しさから会計ミスが発生しやすいという課題があります。

受付スタッフは、限られた時間内で迅速に支払い処理を行わなければならず、その結果、ミスが起こりやすくなります。

生じやすエラー

• おつりの渡し間違い
• 売上と実際の現金が合わない
• クレジットカード決済の二重処理や処理漏れ

時間がかかり残業の原因になる

クリニックのレジ締め作業は診療終了後におこなわれることが多く、スタッフの残業の原因になりがちです。

決済方法を増やすと、さまざまな支払い方法の管理が必要です。

決済のタイミングも異なるため、漏れなく確認しなければいけません。

また、売上とレジの金額が合わない場合、確認作業に時間がかかります。

金額のズレが発生すると、スタッフが金額を合わせるために何度も確認作業をおこなう必要があり、業務負担が増えてしまいます。

とくに、手作業で日報作成や帳簿管理をおこなっているクリニックでは、毎日の売上記録の入力ミスのリスクが高まり、作業時間も長くなりやすいでしょう。

セキュリティリスク（現金管理の負担）

クリニック内の現金管理が甘いと、内部不正や盗難リスクが増加するため、慎重な対応が求められます。

規模の大きいクリニックでは、高額な現金を扱う機会が増えることが、スタッフの心理的な負担となり、ストレスが高まる原因ともなります。

クリニックのレジ締めを効率化する方法

クリニックのレジ締めの負担を減らすために、業務の効率化が不可欠です。

クリニックのレジ締めを効率化する方法を解説します。

①自動精算機を導入する

レジ締め業務の効率化を目指すうえで、自動精算機の導入が最も効果的な方法です。

この導入により、患者さん自身が会計をおこなうようになり、スタッフが現金を扱う機会が少なくなります。

また、自動精算機には売上データの自動集計機能が搭載されており、手作業による確認作業が不要です。

手作業での計算の必要がなくなることでミスが減り、レジ締めにかかる時間を短縮できるため業務負担が軽減されます。

②POSレジ・レセコンと会計ソフトを連携

クリニックのレジ締めでは、売上データの確認や集計を手作業でおこなうことがあり、ヒューマンエラーを招きやすいです。

そのため、POSレジやレセプトコンピュータと会計ソフトを連携させることで、ミスを防ぐことが可能になります。

売上データのデジタル化により、手作業による集計が不要です。

これにより、入力ミスや計算ミスのリスクが軽減され、レジ締め作業の効率化につながります。

③キャッシュレス決済の活用を促進

現金を取り扱う機会が多いほど、おつりのミスや現金管理の負担が増えるため、キャッシュレス決済の導入がおすすめです。

導入により、現金のやり取りが不要になります。

厚生労働省の調査によると、キャッシュレス決済を導入している医療機関は60％を超えています。

また、キャッシュレス決済は患者さんの会計待ち時間を短縮し、受付業務の効率化が可能です。

自動精算機とキャッシュレス決済を組み合わせれば、会計業務をデジタル化でき、レジ締め作業の簡略化だけでなく、セキュリティリスクも減らせるでしょう。

④レジ締めのルールを明確化

レジ締め業務のミスを防ぎ、スムーズに作業するには、レジ締めのルール決めが重要です。

レジ締めの手順を決めることで、スタッフ全員が同じ手順で作業できるため、ヒューマンエラーの発生を抑えられます。

また、手順の中にダブルチェックを組み込むと、ミスを見つけやすくなり、入力ミスや金額のズレを事前に防げるでしょう。

⑤業務の分担を明確にする

レジ締め作業は、スタッフの業務を適切に分担すると負担を軽減できます。

たとえば、以下のような業務分担が考えられます。

• 受付担当が売上データの入力をおこない、経理担当が最終確認をおこなう
• 日ごとに交代制でレジ締めを担当する
  

特定のスタッフに業務がかたよると、ミスのリスクが高まる可能性があります。

ほかのスタッフと役割を分担して、業務の効率化をはかりましょう。

レジ締めの負担を減らしてクリニック運営をスムーズに

クリニックのレジ締め業務は欠くことのできない重要な業務のため、ミスを防いで効率的におこなう必要があります。

手作業での確認や現金管理の負担を軽減するために、デジタルツールやキャッシュレス決済の導入を検討してみてください。

ツールの活用や手順を決めることで、レジ締め作業を短縮し、ヒューマンエラーを防ぎます。

クリニックの規模や運営スタイルに合った方法を取り入れ、正確でスムーズなレジ締めをおこないましょう。

「MEDIREGI」は、簡単な操作とスピーディーな処理で、患者さんの待ち時間を短縮するとともに精算ミスを軽減できます。

現金を扱う必要がなく、レジ締め作業を簡略化できるため、スタッフの負担も軽減できます。

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