自動精算機の導入事例でわかる！クリニックの会計業務を効率化した5つの成功例｜自動精算機「MEDISMAレジ」

「会計待ちの患者さんからのクレームを減らしたい」「受付スタッフの残業を減らしたい」このような悩みをお持ちの方はいらっしゃいませんか。

これらの課題を解決する手段として、近年注目を集めているのが自動精算機の導入です。

本記事では、実際に自動精算機を導入したクリニックの成功事例を5つご紹介しながら、導入のメリットや、導入を成功させるためのポイントを解説します。

自動精算機を導入することで、会計業務が効率化され、スタッフの負担軽減と患者満足度の向上につながるでしょう。

自動精算機の導入事例

自動精算機を導入したクリニックが具体的にどのような効果があったのか、5つの事例を通して見ていきましょう。

事例1｜受付業務を自動化して残業時間が削減できた

自動精算機は、クリニックの受付スタッフの残業時間を大幅に削減できました。時間のかかる「現金授受」と診療後の「レジ締め」作業が自動化されるためです。実際に、1日100名程度の患者さんが来院する内科クリニックでは、自動精算機の導入によりレジ締めの作業が効率化され、これにより、スタッフの残業時間が削減され、定時退勤が実現しました。

残業時間の削減は人件費の節約に直結するだけでなく、スタッフの労働環境を改善し、クリニックの定着率向上にも貢献します。業務の自動化は、スタッフの満足度向上に不可欠です。

事例2｜電子カルテと連携し、会計ミスをゼロにできた

電子カルテとの連携により、自動精算機は会計時の金銭授受ミス（違算金）をゼロにできました。人の手を介さないセルフ会計が実現するため、人為的な計算ミスや釣銭間違いが発生しなくなったためです。多忙な時間帯に違算金が発生していた産婦人科クリニックでは、スタッフが現金の照合作業から解放され、精神的なストレスが解消されました。

「違算金ゼロ」の実現は、正確な経営管理を可能にするだけでなく、スタッフのストレス軽減と業務の効率化というメリットをもたらします。

事例3｜セルフ会計で患者満足度が向上した

小規模クリニックでも自動精算機を導入することで、会計待ち時間が短縮され、患者満足度が向上しました。スタッフ数が少ないほど、会計業務の自動化による負担の軽減効果が大きいためです。スタッフ2名体制の耳鼻咽喉科クリニックでは、以前最大30分だった会計待ち時間が平均10分以下に短縮。「会計が早い」と口コミが増加し、スタッフも高齢者への質の高いサポートに集中できるようになりました。

スタッフ数の少ないクリニックこそ、自動精算機による効率化は欠かせません。会計を自動化することで、スタッフは患者さんへのサービスに時間を割けるようになり、満足度向上につながります。

事例4｜キャッシュレス対応で会計処理がスムーズに

キャッシュレス決済に対応した自動精算機は、会計処理を格段にスムーズにし、患者さんの利便性が向上しました。多様な支払い手段に対応することで、現金の確認や釣銭の用意といった手間がなくなり、会計完了までの時間が短縮されるためです。美容皮膚科併設のクリニックでは、高額な自費診療の会計もスムーズになり、会計処理時間が短縮されました。

キャッシュレス決済への対応は、会計の迅速化だけでなく、現金管理のリスクを低減し、患者層の拡大やクリニックの現代的なイメージ構築にも寄与します。経済産業省の調査では2024年のキャッシュレス決済比率は42.8％となっており、利便性が高いほど満足度が上がります。

事例5｜導入後のスタッフ定着率向上

自動精算機の導入は、スタッフの離職を防ぎ、クリニックの定着率を向上させる効果がありました。残業や違算金チェックなど、会計業務に関連する時間的、精神的なストレスがスタッフの離職要因となるためです。人手不足に悩んでいた歯科医院では、自動精算機導入により残業と違算金の問題が解消しました。結果として、導入後1年間で受付スタッフの離職者がゼロとなりました。

自動精算機は、業務効率化ツールとしてだけでなく、スタッフの労働環境を改善することで、人材確保と定着というクリニック経営に関わる課題解決に貢献します。

自動精算機の導入でよくある課題と対策

ここでは、導入を検討している多くのクリニックが抱えやすい課題を明らかにして、解決策を解説します。

初期費用負担への不安

自動精算機の初期費用は高額ですが、長期的な人件費削減効果を考慮すれば、十分に回収が見込める設備投資です。

高額な初期費用（100万円〜400万円程度）はネックですが、会計業務の自動化によるスタッフの残業代や違算金のリスク削減効果は大きいためです。

初期費用は高額ですが、削減できるランニングコストと比較し、長期的な視点から導入の可否を判断しましょう。

関連記事：クリニックの自動精算機の耐用年数は何年？減価償却も詳しく解説

操作になれるまでの時間

患者さんが操作に慣れるまでには個人差がありますが、適切なサポートがあればスムーズに操作できるようになるでしょう。

ただし、導入初期は、高齢者や不慣れな患者さんが戸惑う可能性があるため、「迷わせない」環境づくりが重要です。

具体的には、大きな文字のポスターを掲示したり、案内するスタッフを配置して患者さんに声をかけたりします。

導入初期の丁寧なサポートと視覚的な案内が、患者さんが自動精算機に慣れるまでの時間を短縮するカギとなります。

故障・トラブル時の対応

故障・トラブルが発生しても、手厚い保守サポートと代替フローを準備することで、業務停止リスクを最小限に抑えられます。

トラブルは避けられませんが、迅速な修理対応や代替手段の確保でカバーできます。

24時間対応の保守契約と非常時の手動での会計手順を用意しておくと、システムトラブル時も業務を継続できるため安心です。

自動精算機の導入前に知っておきたい費用・コスト

自動精算機は高額な設備投資となるため、導入前に費用全体を把握しておくことが重要です。

初期導入費用の目安

自動精算機の初期導入費用は、一般的に機器本体価格やシステム連携費を含め、100万円から400万円程度を見積もる必要があります。

この費用には、以下の費用も含まれます。

• 機器本体
• 電子カルテとの連携費用
• 設置・設定工事費

多機能な据え置き型は高額に、コンパクトな卓上型は比較的安価になる傾向があります。

初期費用は高額なため、クリニックに必要な機能と予算を照らし合わせ、複数のメーカーから見積もりを取ることが重要です。

ランニングコスト・保守費用

導入後のランニングコストとして、月額1万円〜5万円程度の保守費用と、キャッシュレス決済手数料が発生します。

これらのコストは、自動精算機を導入した結果、削減できる人件費や違算金などから、長期的な目線で比較検討すべきです。

自動精算機を導入する手順

自動精算機は、計画策定から運用開始まで4つのステップで進めると、スムーズに導入できます。

1. 面談・相談
2. 提案・見積もり
3. デモや動画で実機の確認
4. 納品

適切な手順を踏み導入することで、スムーズな業務効率化を実現できます。

具体的に導入する4ステップは下記の記事でも詳しく解説しています。ぜひ、一度ご覧ください。

関連記事：自動精算機をクリニックで導入する4ステップ！実際の導入事例も紹介

自動精算機の導入を成功させるポイント

ここでは、導入後のスタッフ教育や、既存のシステムと連携する上での確認事項など、不可欠なポイントを解説します。

スタッフ教育とマニュアル作成

自動精算機の導入を成功させるには、スタッフ教育と実務に即したマニュアル作成が欠かせません。

機器操作だけでなく、患者さんへの案内方法やトラブル時の初動対応など、運用に関するルールをはっきりとする必要があるためです。

メーカーによる研修と「エラー時の対処フロー」を記載したマニュアル作成は必須です。

スタッフが自信を持って対応できる体制を整えることが、精算機利用の定着と患者さんへの安心感の提供につながります。

導入後の運用フロー設計

導入効果を最大化するため、自動精算機が組み込まれた新しい受付・会計の運用フローを事前に見直す必要があります。

会計業務の自動化により、スタッフの役割が変わるため、業務全体を最適化するためです。

例えば、受付と精算の動線を分けることで、スタッフが空いた時間を患者さんへの声かけや予約確認に充てられるようになります。

運用フローを設計することで、業務効率化と患者サービスの向上を両立できるでしょう。

既存システムとの連携確認

自動精算機導入の成否は、既存の電子カルテやレセコンとのスムーズな連携にかかっています。

導入前に、使用中のレセコンと精算機メーカーの連携実績を確認しましょう。

導入を決める前に連携を確認し、テスト運用を行うことが、業務効率化を実現する条件です。

自動精算機の導入に関するよくある質問

自動精算機の導入に関して、多くのクリニックから寄せられる代表的な質問とその回答をまとめました。

スタッフが自動精算機の操作に慣れるまでどのくらいかかりますか？

自動精算機の操作自体はシンプルなので、スタッフが基本的な業務に慣れるまでには通常1〜2週間程度みておくと安心です。

事前の丁寧な研修とマニュアル整備により、スタッフは想定よりも早く操作を習得し、業務に組み込めるでしょう。

自動精算機をクリニックに導入するデメリットはありますか？

自動精算機の導入には、初期費用やメンテナンス費用といったコスト面と、患者サポートの手間というデメリットが存在します。

高額な初期費用が発生するほか、機械操作が苦手な患者さんへの対応で、導入当初はスタッフの業務が増える可能性があります。

これらは手厚いサポート体制で軽減可能です。

デメリットはありますが、これらは対策可能であり、得られる業務効率化や人件費削減といったメリットが上回ります。

関連記事：自動精算機をクリニックに導入する6つのデメリット！選ぶコツも解説

自動精算機の導入事例からクリニックの業務効率化を進めよう！

自動精算機の導入により、クリニックの「人手不足」「残業」「会計ミス」といった複数の課題を解決できます。

会計の自動化に留まらず、スタッフの定着率向上や患者満足度の向上といった経営につながるメリットが得られます。

自動精算機を導入し、スタッフが患者さんへのサービスに注力できる環境を整え、クリニックの持続的な成長を実現しましょう。

メディスマレジは、クリニックの業務の効率化に役立つため多くのクリニックに選ばれています。ぜひ、お役立てください。

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＜参考サイト・文献＞

2024年キャッシュレス決済比率を算出しました｜経済産業省