クリニックのレジ業務を効率化するためのおすすめポイント｜クリニック特化の自動精算機

クリニックの運営において、レジ業務は患者さまとの大切な接点となる一方で、時間と労力がかかるところでもあります。そこで滞りやトラブルが生じれば、そのあとの患者さんの待ち時間に影響することもあります。会計時の待ち時間を短縮するためには、効率的なレジ業務が不可欠となります。

そこで注目されるのが自動精算機の導入です。

自動精算機を利用することで、会計処理のスピードアップと患者さまの満足度向上が期待できます。

この記事では、クリニックのレジ業務の課題と効率化のためのおすすめポイントを詳しく解説します。

会計が、スムーズにいかないことが多い、会計の待ち時間に対して患者さまの満足度が低い、といったお悩みがある方は、ぜひ参考にしてください。

クリニックのレジ業務の現状と課題

一般的にクリニックのレジ業務は、以下のように流れます。

1. 医師の診察が終了
2. 受付のスタッフが診療報酬の点数を算出
3. 患者さまの自己負担分の請求額を算出
4. お支払い

レジ業務で時間がかかりやすいのは「診療報酬の点数算出」と「患者さまの自己負担分の請求額の算出」のところです。

患者さまの病状によって処置や治療が違ったり、患者さまによって自己負担の割合が異なったりするためです。

その結果として待ち時間が長くなり、医療とは別の部分で患者さまの満足度が低下してしまう恐れがあります。

また、繰り返し確認しても、金銭の受け渡しミスといったヒューマンエラーはときに起こります。

スタッフによっては「ミスをするかもしれない」「お金の計算を間違えたらどうしよう」といった、過度なプレッシャーを常に抱えながら業務をおこなっているケースもあります。

医療において働き方改革が叫ばれて久しい昨今、このようなスタッフの精神的負担を軽減するための取り組みも重要といえるでしょう。

クリニックのレジ業務を効率化するための基本的なポイント

では、クリニックのレジ業務を効率化するためにはどのような取り組みがあるのでしょう。

基本的なポイントを、以下の3つにわけて解説します。

• 電子カルテシステムの導入
• 自動精算機の導入
• スタッフの教育とトレーニング

それぞれのポイントをおさえて、クリニックのレジ業務を効率化させましょう。

1.電子カルテシステムの導入

電子カルテシステムの導入は、クリニックのレジ業務を効率化するための基本的な要素といえます。

電子カルテシステムとレジシステムを連携して使用することで、患者さまの診療情報や会計情報がデジタルで一元管理され、情報の検索や更新がスムーズに行えるようになるためです。

たとえば、受付スタッフは紙のカルテを探す手間がなくなり、スピーディーに対応できるようになります。

患者さまの通院履歴や処方した内容が一目で確認できるため、再診時の対応もスムーズになるでしょう。

会計処理自体もシステム上で自動的に計算されるため、正確性が格段に増し、ヒューマンエラーを防げます。

結果として患者さまの待ち時間の短縮が実現するとともに会計業務が高精度かつ効率的に行えるため、クリニックの運営が円滑になります。

レジ業務の効率化を考えるうえで、同時に検討したい要素です。

2.自動精算機の導入

自動精算機は、クリニックのレジ業務を効率化する代表的な機器といえます。

自動精算機を導入することで、患者さまご自身で支払い手続きを行えるため、受付スタッフの業務負担が軽減します。

スタッフはほかの業務に集中できるようになり、クリニック全体の業務効率の向上が期待できるでしょう。

また、自動精算機は現金だけでなく、以下のような決済方法にも対応できるため、患者さまの支払いの利便性が高まります。

• クレジットカード
• 電子マネー
• QRコード

最大のメリットは会計処理が自動化されることで、計算ミスやトラブルの発生リスクが減少し、正確で迅速な会計が実現できるということです。

自動精算機を導入するメリットについて、より詳しく知りたい方は下記の記事も参考にしてください。

関連記事：自動精算機をクリニックに導入するメリット7選！費用負担を抑えて導入しよう　

3.スタッフの教育とトレーニング

新しいシステムや機器を導入する際には、クリニックのスタッフがその操作方法を正しく理解し、スムーズに運用できるようにしておくことが重要です。

たとえば、電子カルテシステムや自動精算機の操作マニュアルを作成し、基礎的な操作から応用的な使い方までを学べる研修を実施してみてください。

システムや機器の操作を通して、スタッフは実際の業務環境でシステムを使いこなす経験を積めます。

また、定期的なフォローアップ研修を行い、スタッフのスキル向上を図ることも大切です。

新しいシステムの導入時には、トラブルは起こり得るものと考えてその対処法を検討しておくことも重要です。

スタッフ間での情報共有やサポート体制を強化することで、トラブル発生時にも迅速に対応できるでしょう。

関連記事：自動精算機をクリニックに導入するときのトラブル6つ！対処法を知り活用しよう

クリニックのレジ業務を効率化させるためのおすすめのツールとテクノロジー

クリニックのレジ業務を効率化させるためのツールとテクノロジーについて詳しく紹介します。

• クレジットカードの決済の導入
• オンライン決済システム
• レジ回りの物理的なレイアウトの見直し

それぞれをくわしくみていきましょう。

クレジットカード決済の導入

クレジットカード決済は、レジ業務を効率化するための重要なツールの一つです。

クレジットカード決済を導入することで、患者さまは会計手続きを迅速に行えます。

近年、キャッシュレス決済の導入がコンビニやスーパーなどで進んだことで、現金を持ち歩かなくなった人も増えています。

ただ一方で、クリニックや病院ではキャッシュレス決済が進んでいないという現状があります。

実際に、一般社団法人キャッシュレス推進協議会の調査によると、キャッシュレス決済が利用できない場所として「病院・診療所」が１位となっています。

	場所	割合
1位	病院・診療所	29.6％
2位	歯科診療所	24.5％
3位	スーパーマーケット	23.9%
4位	役所・自治体等	19.2％

出典元：キャッシュレス・ロードマップ 2020｜一般社団法人　キャッシュレス推進協議会

 

歯科診療所を含めると、医療機関の50％以上がキャッシュレス決済ができない状況です。

一方、半分の医療機関は対応可能なわけですから、この問題を放置しておくと、悪い評価や口コミで、リピート率が低下したり、新規の患者さまが来なくなったりという事態につながる可能性もあります。

この問題を解決するのが自動精算機です。自動精算機とクレジットカードの関係について、さらに詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてください。

関連記事：病院の自動精算機の使い方4ステップ！クレジットカードの使い方も解説

オンライン決済システム

近年においてオンライン決済システムの導入は、クリニックのレジ業務を効率化するための有効な手段といえます。

WEBサイトやアプリのオンライン決済システムを活用することで、患者さまは診療後に会計のためにクリニックに滞在することなく、24時間いつでも自宅や外出先からスマホやパソコンで簡単に支払いを完了できます。

これにより、受付での混雑が緩和され、待ち時間の短縮が期待できます。

さらに、定期的な支払いが必要な場合でも自動引き落とし機能を利用することで、患者さまの手間を省くだけではなく、支払い忘れを防ぐことができるでしょう。

関連記事：集患にも影響？多様な会計方法に対応するクリニックレジの重要性

レジ回りの物理的なレイアウトの見直し

レジ回りの物理的なレイアウトの見直しは、クリニックのレジ業務を効率化するためには欠かせません。

まずは、受付カウンターの配置を工夫することで、スタッフと患者さまの動線をスムーズにしましょう。

カウンターの高さや幅を適切に設計したり、通路を確保したりすることも大切です。

また、必要な備品や機器を効率的に配置し、スタッフが迅速に業務を遂行できるようにします。電子カルテシステムや自動精算機を適切な位置に設置することで、無駄な移動が減り、会計の手続きをスムーズに行えるようになります。

まとめ

クリニックのレジ業務を効率化するためには、適切なツールとテクノロジーを活用することが鍵となります。

電子カルテシステムや自動精算機を導入することで、クレジットカード決済やオンライン決済システムに対応できます。

クリニック全体の業務効率が向上するとともに、患者さまに対するサービスの質も向上し満足度が高まります。結果として多くの患者さまの来院につながります。

自動精算機を検討しているクリニックは、ぜひ「MEDIREGI」をご検討ください。無料相談も受けつけておりますので、まずはお気軽にご相談ください。

 

＜参考サイト・文献＞

なるほど！診療報酬｜日本医師会

https://www.med.or.jp/people/what/sh/